다짐과 부탁

업무협의는 만나서 하는 것이 일반적이고 효율적인 것에 동의하면서, 동시에 SNS와 내부통신망을 최대한 활용하고자 합니다. 실장, 과장, 주무계장을 그룹으로 하는 카톡방을 만들고자 합니다. 전자 편지를 수시로 보고, 메일도 자주 열 것 입니다.

긍정의 마인드로 세상을 보고 민원인의 입장에서 판단하며 물건을 파는 점원의 심정으로 업무를 추진하면 참 좋을 것입니다. 갑이 아니라 을, 병, 정이 되는 역할연기도 재미있는 놀이가 될 수 있다고 생각합니다.

회의실 배치는 원탁으로 하면 좋겠습니다. 외부인사는 가급적 상석에 배치하고 공무원은 주변에 자리 잡는 것이 좋겠습니다. 국장이 위원장인 경우에도 원탁이나 사각형으로 배치하고 (표 나지 않게) 외부 인사를 상석으로 모시도록 하고자 합니다.

외부인사와 과장님, 팀장님들이 회의 중 국장과 논의할 사안이 발생하였다면, 국장과 실장을 해당과로 부르시면 됩니다. 다수인원이 이동하는 것보다 국장이나 실장, 부시장이 수첩 하나 들고 그분들이 계신 곳으로 가면 될 것입니다. 그렇게 하겠습니다.

출장, 연가, 외출, 기타 공사무의 경우 간단한 내용을 메시지로 보내거나 메모, 기타 SNS, 내부 통신망을 최대한 활용하여 주시기 바랍니다. 경조사, 개인 신상 등도 마찬가지입니다. 동시에 각종 아이디어가 있으시면 이 또한 다양한 경로를 통해 저에게도 알려 주시기 바랍니다. 카톡과 문자의 경우 발송 후 1시간 안에 도착하여 열람한 것으로 간주하는 방안을 생각해 보시기 바랍니다. 조급해하지 말자는 말입니다.

점심약속, 저녁약속, 토요일과 일요일 계획은 가급적 미리 알려드리겠습니다. 토, 일요일에 사무실에 나와서 자료를 보거나 업무를 처리할 수도 있을 것입니다만, 개의치 마시기 바랍니다. 개인시간을 이용하는 것이니까요. 하실 말씀이나 같이 점심을 드시고자 하시면 언제든지 오시기 바랍니다. 문은 열려있기 위해 존재하는 것입니다.

청 내외에서 膾炙(회자)되는 재미있는 이야기, 복도통신, 공감되시는 컬럼, 타시도의 행정사례 등 상호 도움이 되고 보완작용 할 수 있는 자료는 전자로 교환하여 주시기 바랍니다. 저도 가지고 있는 자료나 새롭게 얻는 정보를 공유하는데 힘쓰겠습니다.

업무관련 출장을 많이 가시고 해외연수 기회가 있으면 업무걱정 마시고 다녀오시기 바랍니다. 급한 일이 있으시면 폴더를 저에게 인계하시고 다녀오세요. 제가 잘 처리해 두겠습니다.

휴가, 교육, 외출은 권리이고 의무입니다. 자신과 가족을 위해 많은 시간을 투자하시면 건강하고 가족이 탄탄해지고 그 힘을 바탕으로 조직의 발전에 힘을 보탤 것입니다.

아이디어 노트를 비치하고자 합니다. 청사에 하객방문 노트크기의(앨범만한) 노트를 비치하고 공무원들이 시정이든 여타 주제로 토론을 벌이고 그 결과를 적도록 합니다. 워딩하여 풀로 붙여주셔도 좋습니다.

출장 가실 때 업무수첩은 두시고 작은 메모수첩을 가지고 가시면 좋겠습니다. 아니면 A4 1장 접어서 주머니에 넣으셔도 좋습니다. 메모하신 내용은 사무실에 오셔서 옮겨 적으시면 될 것입니다. 오늘부터 수첩은 책상 서랍에 두고 메모지와 작은 수첩을 쓰기로 합니다. (청내에서 열리는 회의 시에는 큰 수첩을 지녀도 좋을 것입니다.)

출장과 회의 시에 수첩에 적힌 내용을 참고하는 사례가 많으시던가요? 메모지에 적고 중요내용은 수첩에 정리하면 좋습니다. 작은 수첩에 일정, 생각, 요지를 적고 사무실에서 차분히 재정리하는 습관이 필요합니다.

1,500명에게 2,000원짜리 수첩(작고 귀엽고 기능적인)을 제공하고 싶습니다. 우리 시청 마크도 넣어서요. 사무실에 들어올 때 노크하지 마세요. 그냥 들어오시면 됩니다. 남의 집 다른 회사 사무실이 아니고 여러분의 방, 우리의 공용의 공통의 사무실이니까요.

지금 둘러보시고 사무실에서 1주일에 한 번 미만 사용하는 장비는 더 먼 곳으로 보내고 자주 활용하는 기기를 가까이 두려는 노력을 하시기 바랍니다.

민원인이나 도민들이 불편하게 생각하시는 것으로 보이면 과감히 개선하시기 바랍니다. 그 개선할 사람이 국장, 과장이면 그분들에게 말씀하시고 계장, 차석이면 회의 열어 보시기 바랍니다.

전자문서는 1건 1매로 기안합니다. 본문과 결재자가 별지로 가면 참으로 어색합니다. 그리고 지금 기안한 문서를 고치고 수정해도 마음에 들지 않으면 그 파일을 지우고 다시 시작하시기 바랍니다. 내 마음에 들어오지 않는 기안이 다른 이를 감동시킬 수 없으니 말입니다.

내가 가족을 위해 이번 달에 노력한 바가 있는지, 우리 부서 동료들이 힘을 내도록 힘을 쓴 일이 있는 가 돌아보시기 바랍니다. 나로 인해 불편해하는 동료가 있는지도 살펴볼 일입니다. 내가 1,000원을 양보하면 조직에는 100,000원 이상의 행복이 온다는 사실을 상기해 볼 일입니다.

회의실 배치는 내용에 따라 다르게 해 봅니다. 당일 가장 큰 보고를 하는 부서 관계자가 앞자리에 앉는 것입니다. 저녁식사를 하는 경우에도 다양한 좌석 배치를 통해 작지만 보람 있는 소통의 장을 만들어 주시기 바랍니다. 군사 작전시에 미국의 오바마 대통령은 구석자리를 지키고 있습니다.

전화를 다른 분에게 바꿔주시기 전에 “실례지만 누구신지요?”라는 질문을 하지 않습니다. 누구신지 알면 동료에게 전화를 바꿔줄 수도, 바꾸지 않을 수도 있는 권한이 없으니까요.

대화중, 회의 중에 상대편 의견에 대하여 “그게 아니구요!”라는 말을 하지 않습니다. “당신의 의견이 참 좋구요, 공감하면서 거기에 보태어 추가적인 의견이 있습니다.”라고 말씀해 주시기 바랍니다.

어제 쓴 말, 그제 적은 글을 오늘도 사용하고 있다면 반성해야 합니다. 나날이 자신을 발전시키는 노력이 필요합니다. 어제 그랬으니 오늘도 그러하다면 내일도 그러할 것입니다. 변화도 혁신도 없으면 후퇴하는 것이라고 생각합니다.

민원인의 전화를 받았는데 통화시간이 길어질 경우에는 그 번호로 사무실에서 다시 전화를 걸어 통화를 하시기 바랍니다. 여러 가지 효과가 있습니다. 민원인을 잘 모시는 방법 중 하나 입니다. 결코 전화요금 때문만은 아닌 것 입니다.

자신의 업무에 대하여 주변동료, 상사에게 수시로 알려 주시기 바랍니다. 무슨 일이 안 풀린다, 민원이 커지고 있다, 나는 지금 이런저런 일을 하고 있다고 말하시기 바랍니다. 혼자 다 진행해 놓고 결론 부분에서 싸인 하라, 동참하라 하는 것은 옛날 방식입니다.

출장, 행사 등 업무 이야기는 카톡이나 문자로 알려주시기 바랍니다. 출장 나가신다는 것을 찾아와서 이야기할 내용이 아닌 줄 생각합니다. 업무적인 내용도 마찬가지입니다. 여러 장인 경우에는 전자문서로 보내시기 바랍니다. 함께 공유했으면 하는 내용은 전체에 보내주셔도 좋을 것입니다. 카카오톡을 PC에 연결하면 장문의 문장을 손쉽게 보낼 수 있습니다.

부서의 업무를 적기에 처리하는 것이 중요합니다만, 경기도정 전체를 생각한다면 타부서에서 요청하는 자료를 우선 작성하여 제공하는 자세도 가져야 할 것입니다. 개개의 팀과 과가 모여서 남양주시청이라는 거대한 조직을 만들고 31시군이 함께하고 공유하면서 여러 지방자치단체가 운영되고 있으니 말입니다.

비슷한 조건에서 자신의 부서 업무를 먼저 처리하면 부지런한 공무원이고 타부서 업무를 해결해주고 자신의 업무에 눈을 돌리면 적극적인 공무원입니다. 여기에 더해서 創意的(창의적)이고 革新的(혁신적)인 공무원이 되어야 합니다.

창의라는 것은 전기를 발명하거나 컴퓨터를 만들어내는 것도 포함되겠지만 쉽지 않은 일이고요, 혁신은 같은 일이라고 어제 처리한 방식을 벗어나 새로운 기법을 도입하려는 자세라고 생각합니다.

내 집 앞 텃밭에 흰 콩을 심었다면 내년에는 유기농 작물을 심겠다는 생각을 하여야 합니다. 창의력 강의에서 들은 이야기입니다. 붉은 벽돌로 책꽂이 바닥을 괴었을 경우와 그 벽돌을 곱게 갈아 붉은 색 물감으로 동양화를 그리는 상황을 비교합니다. 하나의 물체를 보이는 대로, 만들어진 用處(용처)로 쓰는 것은 단순한 일이고 그것을 깨고 갈고 뒤집어 전혀 새로운 용도로 탄생시키는 것을 창의력이라고 합니다.

혁신이란 단단하게 마른 소가죽을 두드리고 넓게 펴서 옷감이나 신발을 만드는 재료로 만드는 일이라고 풀어 줍니다. 통가죽은 단단함과 거칠기가 바위와도 같은데 이를 부단한 노력으로 피부에 감기는 옷감으로, 발에 딱 맞는 신발로 만드는 과정을 革新(혁신)이라고 합니다.

혁신은 뼈를 깎는 과정이라고도 합니다. 하지만 반드시 고통을 수반하는 변화만이 혁신은 아닌 줄 생각합니다. 주변에서 흔히 보고 있는 일 중에 좀 더 나은 방법으로 그 업무를 처리하여도 혁신이라는 라벨을 받습니다.

간부들이 출근하여 주방에 가서 커피포트에 물을 담아 올리고 전기스위치를 켜는 것, 신문함에 가서 우리 과 신문을 들고 사무실로 가는 것, 손님이 오셨을 때 차 두잔 타서 한 잔씩 마시며 업무 대화를 나누는 것이 작아 보이지만 革新(혁신)에서 기본적이고 소중한 단계라고 생각합니다.

가방을 등에 메면 양손이 편안합니다. 왜 왼손은 전화기의 포로가 되고 오른손은 수첩과 샴쌍둥이가 되어 스스로 몸을 묶고 있는지요? 왼손 전화기는 가방에 넣고 오른손 큰 수첩은 작은 메모장으로 바꿔서 두 손을 편안하게 하는 것도 엄청난 혁신이라고 생각합니다.

회의에 참석할 때 전화기를 사무실에, 가방에 두고 들어오면 혁신점수를 받을 수 있습니다. 대화를 나누다가 전화가 왔다는 이유로 급하게 뛰어나가는 것은 예의가 아닙니다. 회의 중에 전화를 받는 것은 도리가 아닙니다.

회의, 미팅에서는 그 주제에 전념하기 위해서라도 전화기는 무음으로 두었다가 회의가 끝난 후에 메시지를 확인하면 되는 것입니다.

그러니 “왜 전화를 받지 않느냐?”는 말은 결코 옳은 주장이 아닌 줄 생각합니다. 상대편에게 벨 3번 울려서 받지 않으면 곧바로 끊고 메시지를 보내는 것이 작지만 큰 혁신이라고 생각합니다.

곧바로 전화를 받지 않은 일이 결코 송구스러운 일이 아니라고 생각합니다. 그냥 전화만 걸고 받지 않으니 끊는 것도 예의가 아닌 줄 생각합니다. 電話(전화)를 걸어도 좋을지 문자 등 SNS로 확인하는 그런 시대가 오기를 所望(소망)합니다.

여러분, 혹시 삼겹살집에서 한 테이블에 앉은 4명의 손님 중 3명이 각각 핸드폰을 통화하고 남은 1명은 전화기로 기사를 검색하는 모습을 보셨지요. 잘 기억해 보시면 그런 광경을 자주 보셨을 것입니다. 안타까운 일입니다.

자료의 共有(공유)를 권장합니다. 결재시스템에 설정되어 있는 부서별 게시판을 적극 활용하는 것도 필요할 것입니다. 일일이 개인에게 자료를 보내는 경우도 있겠으나 좋은 자료, 참고사항은 전체 게시판에 올리고, 부서원 모두가 자주 게시판을 보시도록 안내하면 좋을 것입니다.

업무 이외에도 개인적으로 보관하고 있거나 모든 이에게 유익한 자료가 있으면 올려서 共有(공유)하도록 하는 것도 권장합니다. 소통의 한 방식으로 생각해도 좋을 것입니다. 내용을 읽으신 분들은 적극적으로 댓글을 올려서 서로를 칭찬하고 자료공유와 활용을 권장하여 주시기 바랍니다.

때로는 이런 자료가 상대방에게 필요할까 생각이 드시더라도 과감히 게시하거나 전달하시기 바랍니다. 자료의 取擇(취택)은 당사자가 결정하는 것이니까요. 그리고 나에게는 가벼운 정보가 상대에게는 소중하고 유익한 경우가 아주 많다고 합니다.

일하면서 각 부서, 팀, 개인의 업무내용을 주변에 알려야 할 필요가 있다고 생각합니다. 알리는 만큼 도움을 주는 분들이 많을 것이라고 생각합니다.

업무는 자신이 개발하고 연구하는 데서 큰 보람을 얻습니다. 지시를 받아서 하는 일은 진도가 느립니다. 가급적 일을 스스로 만들어 하시는 것이 효율적이라고 생각합니다.

言論(언론)에 대하여 간략한 말씀을 드리고자 합니다. 결론적으로 언론은 행정을 지원하는 입장입니다. 그런데 언론-행정의 시스템이 불편하게 하는 요소가 있다고 봅니다. 일단 언론에 보도되는 것을 조직이 불편해 합니다. 하지만 언론을 통해 행정의 방향이 개선될 수 있고 試行錯誤(시행착오)를 줄일 수 있습니다.

언론보도에 대한 자의적 평가보다는 객관적으로 받아들이는 자세가 필요합니다. 언론에서 稱讚(칭찬)하는 경우는 3% 이내라고 봅니다. 그리고 행정은 언론이 칭찬하지 않아도 도민들은 아십니다.

김밥장사로 평생 모은 3억원을 장학금으로 내놓은 경우라야 언론에 선행으로 보도됩니다. 공무원이 친절한 것은 은행원이 친절한 것만큼이나 당연한 일이니 언론에 보도되지 않습니다. 그러니 언론의 稱頌(칭송)을 받고자 할 것이 아니라 언론의 비판을 어떻게 받아들이고 적용하느냐가 중요합니다.

일단 보도내용은 50:50으로 나오는데 제목은 20:80입니다. 제목만 보면 8할이 잘못되었다는 느낌인데 내용을 보면 반잘 함, 반 덜 잘함 입니다. 그런데 제목만 “못함”으로 “쎄게” 나옵니다.

그러니 일단 보도된 신문기사를 보고 우리가 취할 유리한 점이 어디에 있는지 감자탕 돼지 뼈 속의 속살을 찾아보시기 바랍니다. 사실 물렁뼈도 어금니로 깨물면 맛있게 부서집니다.

동시에 언론의 지적을 통해 더 큰 잘못을 예방하였다면 이 또한 고마운 일이고 언론에 감사할 일입니다. 우리는 혹시 언론의 칭찬을 듣고자 期待(기대)하였나 반성해 보아야 합니다. 건전한 언론의 비판을 즐겁게 수용하고 수렴하여 행정에 반영하고 개선해 나가야 할 것입니다.

나무가 자라면 그늘이 생기는데 반대편에서는 태양의 에너지를 받고 있습니다. 陰陽(음양)이 있고 得失(득실)이 있고 贊反(찬반)이 있습니다. 억새풀이 바람에 쓰러지면 다시 일어나는데 억새풀 줄기 속 성장호르몬은 태양을 피하니 태양 반대편 줄기가 더 빨리 자라나서 몸통을 태양을 향해 세우는 것입니다.

언론의 비판으로 다소간 힘들었다면 그 힘을 받아 행정은 발전하는 것입니다. 오늘의 시행착오가 훗날 더 훌륭한 사업을 성공시키는 힘의 源泉(원천)이 되는 것이지요.

그간의 경험에 비추어 보면 언론을 어려워하는 공직자가 많습니다. 그런데 한 박자 앞선 생각으로 들어다보면 언론인들은 사회의 公器(공기)요 이 사회의 소금인 것입니다. 사회의 부패를 막는 소금으로서 언론이 기능하고 있다고 생각합니다.

언론의 능력은 아주 크고 신비롭습니다. 보이지 않는 손이고 어디에선가 나타나는 슈퍼맨입니다. 우리는 신문에 보도된 기사문을 읽는데 그치지 말고 그 기사속의 의미, 즉 行間(행간)의 의미를 되새겨 보아야 합니다. 그리고 좀 과도하신 언론인을 만나면 더더욱 尊敬(존경)하는 마음으로 대하시기 바랍니다.

決裁(결재)는 實力(실력)입니다. 행정은 결재를 통해 최종적으로 확정되고 대외에 집행되는 것이므로 일하는 과정 이상으로 결재를 받는 것이 중요합니다. 적절한 시기에 발 빠르게 결재를 받는 것이 중요합니다.

요즘에는 전자문서이므로 첨부물이 있는데 워딩 한글 문서를 첨부하는 경우 커서를 첫 페이지에 놓고 저장단추를 클릭하신 후 올려야 합니다. 문서의 중간이나 마무리 부분에 커서를 두고 저장하면 결재시스템에서 열었을 때 중간이나 끝부분이 화면에 열리는 결례를 범하게 됩니다.

添附(첨부)문서도 중요도에 따라 파일명에 숫자를 넣어서 올리는 것이 효과적입니다. 첫 번 첨부물에서는 사업계획 전체를 설명하고 2번 첨부물은 보충을, 3번은 서식을, 4번은 관련 法規(법규)를 볼 수 있도록 하는 것입니다.

會議(회의)는 짧고 간명하게 하여야 합니다. 회의를 위한 會議(회의)는 지극히 懷疑的(회의적)입니다. 회의는 주제가 명확하고 그 내용에 대한 결론을 내려야 합니다. 백화점식 대화는 회의가 아닙니다.

부서별로 전달사항이 있다면 해당 부서에 가서 이야기 하면 될 것입니다. 누군가를 불러서 업무이야기를 하는 것은 구시대적인 일입니다.

1980년대 각과 서무는 이유 없이 불려가서 서식을 받고 그 서식을 그려서 자료를 송부했습니다. 자료를 내라는 7급 선배가 부러웠고 막상 7급이 되니 다른 부서 6급의 부르심을 받았습니다.

이제 2016년 행정은 서식을 전자로 보내면서 자료를 요청(仰請/앙청)드리고 보내준 자료를 감사한 마음으로 받고 있습니다. 고민하고 검토하고 분석한 서식을 만들어 각 부서에 보내고 자료를 받아 엑셀로, 아니면 다른 방법으로 취합하면 되는 것입니다.

불필요한 회의, 장황한 자료요구는 이 시대에 걸 맞는 모습이 아닌 줄 생각합니다. 자료 서식은 한번 만들면 10년 이상 계속 쓰이는 수준 높은 내용이어야 합니다. 매번 요구 할 때마다 서식이 바뀌는 것은 고민을 담지 못한 단순 反復(반복)행정이라는 평가, 비판을 받게 될 것입니다.

회의용 의사봉을 회장장에 비치하고 그 의사봉을 보관하는 방안을 연구해 봄직 합니다. 회의실, 상황실에 작은 수납장을 비치하여 보관하면서 각 부서가 쓸 수 있도록 합니다. 과별로 의사봉을 빌리러 다니는 시대는 이미 지나갔습니다. 회의실에 전자 명패를 고민해 보면 재미있을 것입니다. (회계부서에서 작은 의사봉 하나를 구매하여 저에게 주시기 바랍니다. 제가 소지하고 활용하겠습니다.)

이상의 이야기들을 글자 그대로 실천하기는 쉽지 않을 것이라고 생각합니다만, 그래도 실천하려 노력하는 자세는 필요하다는 생각을 합니다. 열심히 실천하는 노력을 하고자 합니다.